Kebijakan Whistleblower

Whitsleblowing System
A.  Ruang Lingkup, Maksud, dan Tujuan

Ruang lingkup:

1.   Menguraikan  segala  aspek  yang  diperlukan  untuk  membangun  dan  menerapkan whitsleblowing system sebagai wadah tata kelola pelaporan pelanggaran.

2.   Whitsleblowing  system  ini  berlaku  untuk  kepentingan  internal  perusahaan  yang meliputi seluruh karyawan, Direksi, dan Dewan Komisaris.

Maksud

1.   Whitsleblowing system ini merupakan salah satu bentuk pengawasan melekat yang dibangun  oleh  perusahaan  dalam  menjalankan  pengendalian  secara  internal  yang konsisten dan berkesinambungan.

2.   Menyediakan saluran formal bagi karyawan dalam membantu menciptakan tata kelola perusahaan secara profesional untuk mencapai Good Corporate Governance.

3.   Adanya   proses   yang   standard   dalam   penyampaian   aspirasi   yang   membantu perusahaan memberantas segala pelanggaran ataupun potensi pelanggaran.

 

Tujuan

1.   Membantu    perusahaan    dalam    meningkatkan    produktivitas    kerja     melalui pemberantasan segala bentuk pelanggaran dan potensi pelanggaran.

2.   Mengurangi kerugian perusahaan melalui pencengahan dini sebagai bentuk tindak lanjut dari pelaporan melalui berbagai saluran whitsleblowing.

3.   Meningkatkan citra dan reputasi perusahaan yang memiliki tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance).

4.   Meningkatkan   kemampuan   perusahaan   dalam   memenangi   persaingan   melalui semakin efisiennya operasional pengelolaan perusahaan.

5.   Menciptakan iklim yang semakin kondusif serta mendorong seluruh karyawan dalam pelaporan  terhadap  hal-hal  yang  dapat  menimbulkan  kerugian  secara  financial maupun non financial, termasuk yang dapat merusak nilai-nilai dan citra perusahaan.

6.   Mempermudah  manajemen untuk  menangani secara efektif segala  bentuk  laporan pelanggaran dan potensi pelanggaran.

7.   Melindungi  kerahasiaan  identitas  pelapor  dan  menjaga  keamanan  informasi  yang dilaporkan yang dikelola dalam data base yang khusus.

 

B.  Kebijakan Perlindungan Pelapor

Kebijakan  whitsleblowing  ini  merupakan  bagian  dari  pelaksanaan  perusahaan  dalam kekonsistenan menjalankan kode etik perusahaan secara berkesinambungan, oleh karena itu  Perusahaan  berkomitmen  setiap  pelapor  pelanggaran ataupun potensi pelanggaran yang diatur sebagai berikut:

1.   Kebijakan Perlindungan Pelapor

Kebijakan  Whitsleblowing  ini  memberikan  perlindungan  kepada  pelapor  dalam bentuk:

a.   Perusahaan menyediakan fasilitas saluran pelaporan berupa: Surat tertulis ke Tim

Whitsleblowing, Kotak Whitsleblower, Situs Whitsleblowing pada www.lippo-cikarang.com sub menu Whitsleblowing; Alamat Email whistleblower@lippo-cikarang.com; dan Tim Whitsleblowing mulai dari Komite, Penanggung jawab, dan Fasilitator. Semua saluran whitsleblowing ini akan menjamin setiap pelaporan oleh pelapor yang beritikat baik.

b.   Jaminan kerahasian identitas pelapor yang memberikan identitas serta informasi yang dapat digunakan untuk menghubungi pelapor jika diperlukan untuk melakukan klarifikasi.

c.   Perusahaan menjamin keamanan informasi dan perlindungan terhadap tindakan balasan dari terlapor atau perusahaan, yang berupa ancaman keselamatan fisik, teror psikologis, keselamatan harta, perlindungan hukum, keamanan pekerjaan, tekanan, penundaan kenaikan pangkat atau gaji, penurunan jabatan atau pangkat, pemecatan yang tidak adil, pelecehan atau diskriminasi dalam segala bentuk, dan catatan-catatan yang merugikan dalam file karyawan.

 

2.   Apresiasi Pelapor

Perusahaan dapat  memberikan apresiasi kepada  setiap  pelapor  yang  telah  berjasa dalam upaya membantu pencegahan ataupun pembuktian pelanggaran yang mampu merugikan perusahaan dan meminimalkan risiko perusahaan secara significant.

3.   Sanksi kepada Pelapor yang menyalahgunakan sistem pelaporan pada Saluran Whitsleblowing

Perusahaan bertujuan membentuk  whitsleblowing system  ini dapat  berjalan secara profesional  sehingga  perusahaan  akan  memberikan  sanksi  kepada  pelapor  yang mengirimkan  laporan  yang  berupa  fitnah  ataupun  laporan  palsu.  Sanksi  yang diberikan mengikuti ketentuan yang berlaku di perusahaan, dan Perusahaan tidak akan memberikan   jaminan   kerahasian   maupun   perlindungan   kepada   pelapor   yang menyalahgunakan sistem whitsleblowing system tersebut termasuk tuntutan pidana maupun perdata seperti yang terkait dengan perbuatan tidak menyenangkan ataupun pencemaran nama baik.

4.   Sanksi kepada Tim Whitsleblowing yang membocorkan pelaporan

Perusahaan sangat melindungi kerahasiaan laporan yang dilaporkan oleh pelapor, oleh karena itu setiap laporan yang dibocorkan oleh Tim Whitsleblowing maka perusahaan dengan tegas akan memberikan sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku.

 

C.  Struktur Whitsleblowing System

Perusahaan membentuk whitsleblowing system ini dengan struktur:

1.   Dewan Komisaris

Dewan   Komisaris   bertanggung   jawab   sebagai   pengawas   atas   terlaksana   dan efektivitas penerapan whitsleblowing di perusahaan dan anak perusahaan. Pemantauan pelaksanaan   whitsleblowing   system   dapat   diserahkan   kepada   Komite   Dewan komisaris.

2.   Tim Whitsleblowing:

a.   Komite Whitsleblowing

Komite whitsleblowing ini diketuai oleh President Director dan Talent Admin (HRG) Director Corporate yang bertanggung jawab memastikan whitsleblowing system ini dapat terimplementasikan di seluruh perusahaan dan anak perusahaan. Ketua Komite Whitsleblowing dapat menunjuk anggota-anggota komite termasuk penetapan  fungsi dan tugas setiap  anggota serta masa keanggotaannya.  Ketua Komite wajib memastikan seluruh pelaporan ditindaklanjuti hingga selesai.

b.  Penanggung Jawab Whitsleblowing

Komite  whitsleblowing  akan  menunjuk  setiap  tahunnya  Direksi  atau  Senior Eksekutif secara bergantian yang bertanggung jawab terlaksana dan tersosialisasinya whitsleblowing tersebut pada unit bisnis di bawah koordinasinya.

c.   Fasilitator

Setiap penanggung jawab unit binis yang ditunjuk bertanggung jawab menetapkan setiap Fasilitator pada divisi unit kerja di bawah koordinasinya. Para fasilitator ini bertanggung jawab budaya whitsleblowing dapat membudaya pada divisi di bawah koordinasinya.

d.   Unit Investigasi

Setiap pelaporan yang masuk wajib dikoordinasikan oleh para fasilitator untuk disampaikan  kepada  penanggung  jawab  terkait  yang  selanjutnya  penanggung jawab  akan  membawa  setiap  pelaporan  tersebut  pada  meeting  yang diselenggarakan oleh Komite Whistleblowing untuk ditentukan kelayakan pelaporan tersebut untuk ditindaklanjuti oleh unit investigasi. Unit investigasi ini terdiri atas Satuan Pengawasan Intern (SPI) atau internal auditor, dan dibantu oleh HR Audit khusus untuk kasus-kasus terkait Human Resources. Unit investigasi ini bertanggung  jawab  melakukan  investigasi kasus  yang  telah ditetapkan komite untuk dicari fakta, data, serta proses-proses yang harus dilakukan oleh internal auditor.

 

D.  Pelaporan Pelanggaran

Setiap karyawan seperti halnya yang diatur dalam kode etik perusahaan wajib melakukan dan memiliki kewajiban moral untuk melaporkan terjadinya pelanggaran ataupun potensi pelanggaran serta dilarang untuk berdiam diri bila melihat terjadinya pelanggaran ataupun potensi pelanggaran. Aspek-aspek yang perlu diperhatikan:

1.   Prinsip Pelaporan

a.   Setiap  pelaporan  harus  ditempatkan  sebagai  praktek  dari  Good  Corporate Gorvenance dan manajemen risiko.

b.   Perusahaan wajib menerima pelaporan pelanggaran dan potensi pelanggaran dari pelapor.

c.   Prinsip laporan harus mengandung itikat baik dan bukan suatu keluh kesah pribadi atas  kebijakan  ataupun  praktek  manajemen  ataupun  didasari  niat  buruk  yang bersifat fitnah dan/atau laporan palsu yang dapat menjatuhkan rekan kerja ataupun mencemarkan nama baik / reputasi seseorang.

2.   Pelapor

Pelapor dikelompokan 2 (dua), yaitu:

a.   Kalangan Internal Perusahaan: Dewan komisaris, Direksi, Senior Ekskutif, dan seluruh karyawan.

b.   Kalangan Eksternal Perusahaan, diantaranya: rekanan kerja, pemasok, pelanggan, konsultan,  vendor,  outsourcing,  masyarakat  dan  para  pemangku  kepentingan lainnya.

3.   Bentuk Pelaporan

a.   Pelaporan pelanggaran atau potensi pelanggaran harus disampaikan secara tertulis dan wajib mencantumkan identitas karyawan (untuk kalangan eksternal disertai fotocopy KTP dan nomor telepon) serta menuangkan kronilogis kejadiannya dan bila memungkinkan memberikan bukti-bukti pendukung.

b.   Pelaporan  yang  tanpa  identitas  (anomin)  ataupun  surat  kaleng  tidak  akan ditindaklanjuti oleh Perusahaan.

4.   Pelanggaran atau Potensi Pelanggaran yang dapat dilaporkan

a.   Korupsi.

b.   Fraud.

c.   Money laundring.

d.   Insider dealing.

e.   Perbuatan yang melanggar hukum (termasuk pencurian, penggunaan kekerasan terhadap karyawan atau pimpinan, pemerasan, penggunaan narkoba, pelecehan, perbuatan kriminal lainnya).

f.   Pelanggaran ketentuan perpajakan, atau peraturan perundang-undangan lainnya.

g.   Pelanggaran  Pedoman  Perilaku  Perusahaan  atau  Nilai-nilai  Perusahaan  atau pelanggaran norma-norma kesopanan pada umumnya.

h.   Perbuatan   yang   membahayakan   keselamatan   dan   kesehatan   kerja,   atau membahayakan keamanan perusahaan.

i.    Perbuatan  yang  dapat  menimbulkan  kerugian  financial  dan/atau  non-financial terhadap perusahaan ataupun kerugian kepentingan perusahaan.

j.    Pelanggaran segala kebijakan perusahaan, antara lain namun tidak terbatas pada peraturan  perusahaan,  kode  etik  perusahaan,  kebijakan  perusahaan,  Standar Operating Procedure (SOP) beserta petunjuk pelaksanaannya.

k.   Lainnya yang mendukung terciptanya pelaksanaan Good Corporate Governance.

5.   Waktu untuk melaporkan pelanggaran atau potensi pelanggaran

Pelapor harus memiliki kepedulian dalam waktu pelaporan, semakin cepat melapor akan semakin memudahkan tindak lanjut investigasi, semakin lama pelaporan tersebut

dikirimkan  akan  memungkinkan  hilangnya  bukti-bukti  bila  dilakukan  investigasi. Pelapor diharapkan mengirimkan pelaporannya dalam kurun waktu paling  lama 2

(dua)  bulan setelah kejadian tersebut  terjadi dan khusus untuk  kasus-kasus  fraud paling lama 1 (satu) bulan setelah kejadian tersebut terjadi.

 

E.  Mekanisme Penyampaian Laporan Pelanggaran atau Potensi Pelanggaran

1.   Infrastruktur Penyampaian Laporan

Perusahaan menyediakan berbagai infrastruktur saluran  whitsleblowing yang dapat memudahkan pelapor segera menyampaikan laporan, yaitu:

a.   Surat  tertulis  kepada  Tim  Whitsleblowing,  dengan  cara  diantar  langsung  atau melalui pos.

b.   Email address:  whistleblower@lippo-cikarang.com

c.   Website Perusahaan:  www.lippo-cikarang.com pada menu whitsleblowing.

d.   Kotak Whitsleblower

2.   Kewenangan Penanganan Pelaporan Pelanggaran

a.   Dalam  hal  pelanggaran  dilakukan  oleh  anggota  Direksi  atau  orang   yang mempunyai hubungan khusus dengan anggota Direksi atau oleh tim whitsleblowing, maka pelaporan pelanggaran atau potensi pelanggaran disampaikan kepada Dewan Komisaris dan bila diperlukan dapat menggunakan investigator independent ataupun auditor independent.

b.   Apabila pelanggaran tersebut dilakukan oleh anggota Dewan Komisaris atau Tim Whitsleblowing, maka laporan tersebut disampaikan kepada CEO Corporate, yang selanjutnya penangganan tindak lanjutnya dilakukan oleh Direksi serta bila diperlukan dapata menggunakan investigator independent ataupun auditor independent.

c.   Dalam   hal   pelanggaran   dilakukan   oleh   karyawan,   maka   laporan   tersebut disampaikan ke Tim Wwhitsleblowing yang selanjutnya Komite Whitsleblowing akan memutuskan laporan tersebut untuk ditindaklanjuti atau tidaknya ataupun dilakukan investigasi oleh Satuan Pengawasan Intern (SPI) atau internal auditor ataupun oleh HR Audit khusus untuk kasus-kasus terkait Human Resources.

F.  Investigasi

Seluruh laporan yang telah diputuskan oleh Komite Whitsleblowing untuk ditindaklanjuti

melalui investigasi, maka proses investigasi akan segera dilakukan dengan tujuan mengumpulkan bukti-bukti yang dapat memperkuat menarik kesimpulan dari setiap kasus yang telah dilakukan investigasi. Hasil investigasi tersebut memungkinkan pelanggaran atau potensi pelanggaran tersebut benar adanya dan/atau memungkinkan kasus tersebut dapat diperluas investigasi ke kasus-kasus lain, ataupun hasil investasi tersebut ternyata tidak terbukti atau diketemukan tidak cukup bukti untuk mendukung dilakukan tindak lanjut.

Menimbang obyektifitas dan keindenpendenan maka investigasi ini akan dilakukan oleh Satuan Pengawasan Intern (SPI) atau internal auditor ataupun oleh HR Audit khusus untuk kasus-kasus terkait Human Resources. Dalam kasus-kasus yang sensitif ataupun kasus-kasus tertentu  misalnya  yang  harus diselidiki  justru  Satuan Pengawasan Intern (SPI) atau internal auditor ataupun HR Audit khusus, maka Komite Whitsleblowing dapat memutuskan investigasi dilakukan unit kerja lainnya ataupun investigator atau auditor independent dari pihak eksternal

Proses investigasi harus bebas dari bias dan dilakukan tidak tergantung dari siapa yang melaporkan ataupun siapa yang terlapor  serta memiliki praduga tak bersalah terlebih dahulu. Terlapor harus diberi kesempatan penuh untuk memberikan penjelasan atas bukti- bukti yang ditemui, termasuk pembelaan bila diperlukan.

Hasil dari investigasi akan dikembalikan ke Komite Whitsleblowing untuk ditindaklanjuti. Apabila hasil investigasi tersebut positif diketemukan pelanggaran ataupun potensi pelanggaran maka  yang  melanggar  akan diberikan  sanksi  yang  berlaku  diperusahaan bahkan memungkinkan untuk kasus-kasus perdata atau pidana dapat diteruskan melalui pelaporan kepada pihak berwajib yang akan dikoordinasikan dengan Divisi Legal perusahaan. Namun apabila hasil investigasi tersebut tidak diketemukan pelanggaran atau potensi pelanggaran maka perusahaan harus memulihkan nama baik dari terlapor sebatas cakupan informasi pencemaran tersebut tersebar.